[스타트업] 업무 효율을 높여주는 소프트웨어 정리

요즘 스타트업들이 사용하고 있는 프로그램을 정리하였습니다. USB를 들고 다니는 시대는 저물고 클라우드 기반의 업무와 화상회의를 자주 하는 요즘 시대에 맞는 프로그램을 정리하였습니다. 워낙 종류가 많지만 필수 업무 중심으로 정리하였으니 꼭 참고 부탁드립니다.

 

 

 

1. 커뮤니케이션 (사내 채팅과 내용 공유)

 

아마 가장 필요한 업무 툴이라고 생각됩니다. 채팅을 하고 파일을 주고받으며 팀원 간에 공지사항을 전달하는 툴입니다. 아직 업무 체계가 잡히지 않은 스타트업에서는 카카오톡이나 기타 메신저(옛날 네이트온) 같은 채팅 프로그램을 씁니다.

그런데 이런 채팅 프로그램이 안 좋은 게 뭐냐면 내용 전달을 하더라도 [공허한 외침]으로 끝날 때가 많다는 것입니다. 한 예로 [생산관리 담당]이 있는 단톡방에 [지난달 매출 현황]을 올려주면 이걸 봐야 하는 건지 말아야 하는 건지 애매한 상황이 발생합니다. 카톡은 업무지시가 명확히 [누구에게] 전달하는지가 불분명하고 업무의 종료를 알 수가 없는 단점이 있습니다.

그렇다고 단톡방을 4~5개씩 만들어 사용하면 언제 어디서 [업무내용]을 전달받았는지 기억도 안 납니다. 1주일 전 내용이야 기억이 나지만 5개월 전에 퇴사한 직원이 공유한 내용과 파일은 찾을 수가 없다는게 크나큰 단점입니다.

SLACK을 이용한 업무

 

하지만 새로운 프로그램을 배우기 어려우신 대표님들은 아직도 카카오톡으로 업무를 전달합니다. 매우 비효율적인 방법이며 업무 공백이 꼭 발생합니다. 업무 공백이 발생하는 이유는 많은 프로젝트가 팀단위로 이루어져 있고 담당 업무가 모두 다르고 이에 따른 이슈를 모두 기록하기에는 카카오톡의 기능이 너무 단순합니다.

 

그래서 저는 슬랙(SLACK)과 같은 업무 툴을 추천합니다. 슬랙의 메뉴 구성은 페이스북처럼 되어 있습니다.

왼쪽에는 팀단위,프로젝트 단위의 채널을 만들 수 있고 오른쪽에는 내용/사진/링크를 올릴 수 있습니다. 그리고 왼쪽 하단에는 채팅창이 있어 개인/그룹채팅을 할 수 있습니다.

 

 

윈도우와 맥OS에서도 완벽하게 작동을 하며 동시에 모바일 App도 잘 작동합니다. 국산 협업 툴도(잔디, 플로우) 있지만 슬랙의 경우 다른 프로그램들과 호환이 잘 됩니다. 가령 구글 캘린더에 중요한 사항을 자동으로 슬랙에서 알려주는 등 업무를 하기에 매우 도움이 되는 프로그램입니다.

슬랙의 경우 1인당 월 6달러 정도하며 무료로 사용하기 원하면 사진 파일과 같은 고용량을 전달만 안 하면 어느 정도 사용이 가능합니다.

하지만 월에 약 7천원 정도가 아깝다고 하기에는 너무 편리한 프로그램인 것 같습니다.

 

[슬랙 바로가기]

 

 

 

 

2. 프로젝트 관리 (간트차트와 업무 배정)

5인 이하의 회사면 별로 상관이 없지만 20명이 넘어가게 되면 팀이 나누어지고 주단위 월 단위 프로젝트를 생성하게 됩니다. PM은 전체 일정을 조율하고 누가 어떤일을 담당하는지도 파악을 해야 합니다.

연말에는 각 팀의 KPI와 성과를 정리해야하는 일도 있는데 업무가 정리되어 있지 않으면 인사고과를 객관적으로 준비하기 어렵습니다.

 

이때 프로젝트 관리 프로그램을 잘 쓰면 [팀 구성원]의 업무를 배정하고 체계적으로 프로젝트를 준비할 수 있습니다. 프로젝트라는 것이 매번 새로운 것이라기보다는 과거의 업무 패턴을 그대로 가져오는 것이 많기 때문에 기록이 잘 담겨 있어야 합니다.

가령 제품 출시를 위해서 [리서치,경쟁사조사,특허조사,팀 구성원 충원, 하드웨어 이슈, 생산시설, 제품 QA 등등]정말 많은 것들이 필요합니다. 그렇기 때문에 프로젝트 관리 툴을 사용하면 저번에 실수하였던 점들을 미리 예상 할 수 있습니다.

 

 

 

이런 소프트웨어를 사용하여 얻을 수 있는 장점은 모든 이슈들을 기록할 수 있다는 것입니다. 만약 [부품 구매]라는 프로젝트가 있다면 김대리, 박대리를 담당자로 지정할 수 있고 캘린더로 일정 관리를 하며 제품 링크와 결함이슈, 3D 캐드 파일 등을 올릴 수 있습니다.

 

칸반보드 스타일

 

이렇게 하나의 덩어리로 업무를 만들어 버리면 담당자가 퇴사하거나 휴가를 가더라도 PM은 검색을 통해 업무의 줄기를 파악할 수 있습니다.

프로젝트 관리툴은 호불호가 있지만 많이 사용하는 것들을 몇 가지 추천하겠습니다.

아사나, 먼데이 닷컴, 트렐로, 태스크 월드 등이 있습니다. UX가 매우 간단하며 사용이 매우 쉽습니다.

 

[아사나 바로가기]

 

 

 

 

3. 문서 툴 (온라인에서 문서 만들기)

한글 문서와 워드 문서를 만들다 보면 어떤 파일이 누구에게 있는지와 버전 관리가 잘 안 될 때가 많습니다. 오타를 수정했는데 발표 때는 업데이트가 안되어 있을 때가 종종 있기도 하며 담당자가 갑자기 아프거나 경조사가 생기면 해당 파일을 찾기 위해 다른 사람 컴퓨터를 열어야 합니다. 이러한 시간을 매우 줄여주는 것이 바로 [구글 G Suite]입니다.

MS 워드 365와 같다고 보시면되는데 온라인에서 모든 작업을 하게끔 솔루션을 사용하는 것입니다. 

구글에서 만든 패키지 프로그램이라고 보시면 됩니다. 여기에는 구글 Meet도 포함이기 때문에 Zoom을 따로 돈 내고 사용하지 않아도 됩니다.

 

 

 

구글 독은 정말 정말 편합니다. 2~3명이 한 문서를 동시에 만들 수 있기 때문에 시간이 정말 절약되며 동시에 원격으로 어디서든 함께 문서를 만들 수 있습니다. 한 사람이 만드는 것보다 다수가 만들기 때문에 문제점도 쉽게 발견 가능합니다.

 

 

 

스타트업은 시간과 리소스 관리가 매우 중요하기 때문에 [파일]을 이메일로 주고받기보다는 [구글 독 링크]를 주고받는 게 훨씬 효율적이라고 생각합니다. [보안] 이슈가 있는 문서는 보기 제한을 걸어 놀 수도 있습니다. 정말 중요한 문서는 그냥 워드로 만드시는 게 편할 수도 있습니다. 하지만 업무의 90% 이상은 내부 공개를 해도 무방한 것들이기 때문에 생산성을 높이는 방법을 선택하는 것이 좋을 것 같습니다.

 

[구글 G Suite 바로가기]

 

위의 소프트웨어를 사용하시면 대부분의 업무가 가능할 것입니다.

이하 추가적으로 사용하면 좋은 툴에 대해 언급하겠습니다.

 

 

 

 

 

4. 결재 관리와 회계

ERP는 어느 회사든지 필요합니다.

담당부서에 결재를 올리거나 출장비 처리에 대한 기록, 휴가 기록을 남겨야 하기 때문에 꼭 사용해야 합니다. ERP는 재고, 회계관리 개념으로 접근해야 하기 때문에 아무거나 가격이 싸고 기능이 많은 것으로 사용하시는 게 좋을 것 같습니다.

 

 

 

 

5. 컨플루언스/지라와 노션

컨플루언스와 노션은 기능이 매우 비슷합니다. 노션의 경우 사용하는 회사가 많지는 않지만 블로그 형식으로 되어 있고 기능이 매우 깔끔합니다. 무료로 사용이 가능하기 때문에 업무 일정을 만들고 기록하는데 매우 적합하다고 보시면 됩니다.

 

[노션 바로가기]

 

 

컨플루언스/지라는 개발자 인원이 많은 회사에서 주로 사용합니다. 컨플루언스는 게시판 형태의 소프트웨어이지만 잘못 사용하면 업무가 빙글빙글 돌 수도 있습니다.

가령 앱 기획을 위해서

1. 컨플로언스로 일정을 올리고

2.PPT 파일을 컨플루언스에 올리고

3. 그 내용을 기반으로 디자이너가 작업을 함

이렇게 한 번에 작업이 되면 문제가 없지만 10번씩 기획이 바뀌고 내용이 수정되다 보면 컨플루언스가 정말 불편해질 때가 종종 있습니다.

(수정과 업데이트가 많을때 정신 바짝 차리지 않으면 오히려 컨플루언스가 부담이 될 수 있음)

 

 

 

애자일 방식을 사용하는 회사라면 컨플루언스/노션을 사용하시면 좋을 것 같습니다.

회고(피드백)과 전체 프로젝트를 관리하는 기능도 있는 장점이 있습니다.

 

 

 

[컨플루언스 바로가기]

 

 

 

6. 피그마 (포토샵+일러스트레이터)

공짜로 사용이 가능하며 공유와 작업이 매우 편한 프로그램입니다. 스케치 앱, XD를 제플린으로 넘겨야 하는 작업을 피그마 하나에서 모두 가능하게 하였으며 앱 기획 의도나 상세 설명, 스토리보드를 한 곳에 올려서 작업이 가능한 프로그램입니다. 윈도우와 맥에서 프로그램을 다운받거나 크롬에서도 자유롭게 사용이 가능한 프로그램입니다. 정말 강력한 툴이며 기획팀에서 시안을 만들거나 마케팅팀에서 사용해도 도움이 많이 되는 프로그램입니다.

 

회사의 서비스가 모바일, 타블렛으로 출시되는 앱기반의 제품이라면 피그마는 꼭 필요한 프로그램입니다. 시간을 굉장히 SAVE 할 수 있고 업데이트에 따른 변경과 팀 커뮤니케이션을 매우 쉽게 해주는 프로그램입니다.

기획자,디자이너,개발자가 한팀으로 일 하도록 해주는 꿀(Honey) 소트프웨어 입니다.

 

[피그마 바로가기]

 

 

 

 

7. 클로바노트

약방의 감초같은 앱입니다.

개인적으로 정말 강력 추천하는 모바일 앱입니다. 회의를 들어가면 누군가 기록을 해야 합니다.

사실 타이핑 소리가 매우 거슬리기도 하고 집중도 잘 안 됩니다. 클로바 노트라는 앱을 쓰면 회의에서 말한 내용을 그대로 녹음하여 텍스트로 변환을 해줍니다. MP3 파일만 있어도 텍스트 변환이 되는 엄청나게 유용한 앱입니다.

 

[클로바 노트 바로가기]

 

 

이상으로 다양한 프로그램을 정리하여 보았습니다. 사실 저는 평소에 10개 이상의 프로그램을 매일 같이 사용하지만 기본적으로 슬랙을 중심으로 업무를 만들어갑니다. 짧은 시간에 가성비 있는 업무 결과물을 만들어 내기 위해서는 계속 변해야 하며 새로운 방법을 익혀나가야 하는 것 같습니다.

 

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